Page 21 - Ricoh Family

FeatUre

แล้วระบบอัตโนมัติแบบอัจฉริยะจะเข้ามาแก้ปัญหานี้อย่างไร?
1. รายงานประจ�าชั่วโมงควรมีการตั้งเวลาไว้ล่วงหน้า โดยน�าข้อมูล
ออกมาจากระบบของทีมงานในรูปของไฟล์เอ็กเซล
2. ใช้โปรแกรมรันบนเซิร์ฟเวอร์เพื่อประมวลผลไฟล์เอ็กเซลข้างต้น
โดยในแต่ละแถวนั้น ให้บันทึกข้อมูลลงแอปพลิเคชันมาตรฐาน
3. จากนั้นใช้โปรแกรม “ตรวจสอบความถูกต้องของกระบวนการ”
เพื่อดูการอ้างอิงข้ามระหว่างข้อมูลมาตรฐานกับระบบของทีมงาน
เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีความผิดพลาดเกิดขึ้น
4. ตั้งแค่กระดานควบคุมหรือ dashboard อย่างง่ายที่มีการแจ้งเตือน
ทางอีเมล์ เพื่อให้แน่ใจว่าแอปพลิเคชันมาตรฐานได้รับการอัพเดท
ตามพารามิเตอร์ที่มีการแก้ไข

สรุปผลที่ได้คือ สามารถเรียกคืนเวลาท�างานกว่า 183 ชั่วโมง
ต่อสัปดาห์กลับมายังทีมศูนย์บริการได้ อีกทั้งยังลดความเสี่ยง จัดการและปรับแต่ง จัดเรียงกระบวนการได้แบบเรียลไทม์
ทางเทคนิคเนื่องจากแอปพลิเคชันของทีมงานเดสก์ท็อปไม่ได้รับ ท�าให้ทีมงานสามารถตรวจวัดประสิทธิภาพ โดยเฉพาะการท�างาน
ผลกระทบ และโปรเจกต์มีขอบเขตที่ชัดเจน ผ่าน dashboard

แล้วอะไรคือเอกลักษณ์ของระบบอัตโนมัติอัจฉริยะที่ดี? สิ่งเหล่านี้เป็นแนวคิดใหม่ใช่ไหม
ตัวอย่างข้างต้นนั้นเป็นการอธิบายอย่างง่าย ต่อไปนี้จึงเป็นการ ส�าหรับนิยามของค�าว่า “ระบบอัตโนมัติอัจฉริยะ” หรือ Intelligent
ชี้ให้เข้าใจถึงกลไกของระบบอัตโนมัติแบบอัจฉริยะ ซึ่งในความเป็นจริง Automation ได้เริ่มน�ามาใช้ในวงกว้างตั้งแต่ปี 2018 จึงไม่ใช่เรื่องใหม่ไป
แล้ว การท�างานผ่าน spreadsheet พร้อมบันทึกข้อมูลตามล�าดับนั้น เสียทั้งหมด กระบวนการในสถานประกอบการล้วนถูกปรับให้เป็นแบบ
นิยมน�ามาใช้ในการอบรม RPA อัตโนมัติมาแล้วตั้งแต่สมัยปฏิวัติอุตสาหกรรม แต่ด้วยความสามารถใน
ปัจจุบันท�าให้มีความก้าวหน้ามากกว่าที่เคยเป็นอดีต
ซึ่งถ้าคุณก�าลังพิจารณาที่จะน�าระบบอัตโนมัติอัจฉริยะมาใช้ใน
ที่ท�างานแล้ว ก็มีบางประเด็นที่ควรค�านึงดังนี้ เราจะเริ่มใช้ระบบอัตโนมัติอัจฉริยะอย่างไร
RICOH แนะน�าให้คนที่มองหาระบบอัตโนมัติอัจฉริยะมาติดตั้งครั้ง

ระบบอัตโนมัติอัจฉริยะที่ดีมีแนวโน้มที่จะท�างานอิงตามแพลตฟอร์ม แรกนั้นควรท�าให้ทุกอย่างเรียบง่าย โดยน�ามาใช้กับไม่กี่กระบวนการ
ซึ่งหมายความว่าระบบเหล่านี้จะให้บริการในรูปของส่วนหนึ่งของ พร้อมจัดการกับความคาดหวังไปพร้อมกัน
โซลูชั่นโดยรวมที่สามารถขยายการครอบคลุมในแง่ของความสามารถ
และปริมาณของงานที่สามารถจัดการได้ เราจะรับรู้ประโยชน์ที่แท้จริงจากตัวอย่างข้างต้นได้ก็ต่อเมื่อ มุมมอง
ของผู้ใช้รับรู้ได้ว่างานที่ซ�้าซากจ�าเจของตนเองนั้นหายไป ซึ่งในอุดมคติ
นอกจากนี้ยังต้องมีการผสานการท�างานระหว่างระบบที่ยอดเยี่ยม แล้วเราต้องการให้การเปลี่ยนแปลงมีผลกระทบกับผู้ใช้งานปลายทาง
ซึ่งหมายถึงแพลตฟอร์มเหล่านี้จะสามารถท�างานร่วมกัน และมี น้อยที่สุดเท่าที่เป็นไปได้
ปฏิสัมพันธ์กับแอปพลิเคชันอื่นได้ โดยมักรองรับอินเตอร์เฟซมาตรฐาน
ในตลาด ท�าให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลได้ง่ายทั้งในปัจจุบันและ การเปลี่ยนแปลงขนาดใหญ่กับกระบวนการท�างานทั้งหลายนั้น
อนาคต มักตามมาด้วยการสร้างความปั่นป่วน และการฝึกอบรมใหม่ จึงควร
หลีกเลี่ยงกรณีดังกล่าวให้ได้มากที่สุด ซึ่งส่วนใหญ่แล้วโครงการ
ท้ายสุดแล้ว ระบบเหล่านี้จะต้องมีความสามารถการท�างานแบบ ที่น�าระบบอัตโนมัติอัจฉริยะมาใช้มักมีการจูงใจผู้ใช้ด้วยข้อดีที่มาก
อัตโนมัติที่ได้การยอมรับอย่างเช่น เกินจริง และเมื่อความเป็นจริงไม่ได้ดีขนาดที่เคยโฆษณาไว้ก็กลายเป็น
การประมวลผลเอกสารเชิง AI แบบอัตโนมัติ ที่ระบบสามารถ การสร้างความผิดหวังให้กับทุกคนแทน
เรียนรู้จากเอกสารตัวอย่าง เพื่อคัดแยกหรือถอดชุดข้อมูลที่
จัดเรียงไว้อย่างดีโดยไม่เกิดผลกระทบ หรือเกิดน้อยที่สุด ดังนั้นจึงควรเริ่มจากการนิยามให้ชัดเจนเกี่ยวกับปัญหาที่คุณ
ใช้กระบวนการหุ่นยนต์ที่ออกแบบให้รองรับการปรับเปลี่ยน ต้องการแก้ไข เช่น จากกรณีข้างต้น ปัญหาคืองานที่เปลืองเวลามาก
ขนาดระบบ ในการป้อนข้อมูลเข้าแอปพลิเคชันมาตรฐาน เรียกได้ว่าถ้าไม่มี
มีความอัจฉริยะกับกระบวนการทั้งแบบบูรณาการ และแบบที่ ปัญหาแล้ว ก็ไม่ได้จ�าเป็นที่จะต้องหันมาใช้ระบบอัตโนมัติ การใช้
ตั้งค่าไว้ล่วงหน้าเตรียมไว้แล้ว ท�าให้ธุรกิจต่างๆ สามารถปรับปรุง นวัตกรรมใหม่ด้วยเหตุผลแค่ว่ามันคือนวัตกรรมย่อมไม่ใช่ค�าตอบ
และยกระดับประสิทธิภาพได้อย่างต่อเนื่อง อยู่แล้ว

ผู้เขียน : Damien Webb ที่มา : https://insights.ricoh.co.uk/streamlining-processes/intelligent-automation-definition

SEPTEMBER 2019 | RICOH FaMIly 21