Page 12 - Ricoh Magazine
P. 12
F RICOH FEATURE
9 ขั้นตอนสู่เป้าหมาย
การเป็นสำานักงานไร้กระดาษ
ยกระดับธุรกิจด้วยระบบจัดการเอกสารอัจฉริยะ ถ้ำเรำหันมำใช้เทคโนโลยีอัจฉริยะที่เปิดให้จัดกำรผู้ใช้ ด้วยกำรบังคับ
ให้ใส่รหัสผ่ำนเพื่อให้เอกสำรออกมำจำกเครื่องพิมพ์อีกทีหนึ่ง กรณี
กว่ำ 50 ปีแล้วที่ค�ำว่ำ “Paperless Office” ถูกน�ำมำใช้บรรยำย ที่ผู้ใช้ไม่ได้มำกดรับเอกสำรที่เครื่องภำยใน 24 ชั่วโมง ก็จะถูกลบออก
วิวัฒนำกำรของคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีที่จะเข้ำมำเปลี่ยนโฉม จำกคิวงำนพิมพ์เป็นต้นนั้น พบว่ำสำมำรถลดค่ำใช้จ่ำยต่อเดือนได้ถึง
สถำนที่ปฏิบัติงำน ประมำณ 15%
แต่กำรก�ำจัดกระดำษออกไปอย่ำงสิ้นเชิงนั้นดูไม่ใช่เรื่องง่ำยในเชิง 3. คิดนอกกรอบด้วยโซลูชั่นแบบฮำร์ดแวร์
ปฏิบัติ อย่ำงไรก็ตำม ด้วยเทคโนโลยี ฮำร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ระดับ พนักงำนมักสั่งพิมพ์เอกสำรเพื่อน�ำมำใช้เปรียบเทียบข้อมูลกับ
อัจฉริยะ จะท�ำให้คุณสำมำรถพัฒนำธุรกิจให้ลดค่ำใช้จ่ำย และเพิ่ม อย่ำงอื่น ดังนั้นกำรจัดหำหน้ำจอมอนิเตอร์สองจอให้พนักงำน จะช่วย
ควำมสำมำรถในกำรท�ำงำนมำกกว่ำเดิม ลดควำมจ�ำเป็นในกำรพิมพ์งำนในรูปกระดำษได้จำกกำรที่สำมำรถ
เปรียบเทียบข้อมูลระหว่ำงหน้ำจอ นอกจำกนี้จำกผลกำรวิจัยยังชี้ว่ำ
โดยทำง RICOH ได้รวบรวม 9 เคล็ดลับเพื่อให้ธุรกิจก้ำวสู่โลก กำรมีมอนิเตอร์สองหน้ำจอยังช่วยเพิ่มประสิทธิภำพในกำรท�ำงำน และ
ไร้กระดำษได้มำกยิ่งขึ้น ได้แก่ ให้ประโยชน์ในเชิงควำมสะดวกในกำรท�ำงำนด้วย
1. ระบุจ�ำนวนกระดำษ 4. คอยตรวจสอบปริมำณกำรใช้งำน
ขั้นตอนแรกคือกำรท�ำควำมเข้ำใจว่ำธุรกิจของคุณก�ำลังใช้กระดำษ ด้วยโซลูชั่นกำรท�ำบัญชีค่ำใช้จ่ำยที่เกิดขึ้น จะช่วยติดตำมกำรใช้งำน
อย่ำงไรบ้ำง ใช้ปริมำณเท่ำไร จัดเก็บกระดำษกันอย่ำงไร และกำรพิมพ์ ที่ไม่ได้ส�ำคัญต่อธุรกิจ เช่น กำรใช้โซลูชั่นง่ำยๆ อย่ำง EZ Charger
ออกมำเป็นกระดำษของคุณนั้นเกิดค่ำใช้จ่ำยเท่ำไร? กำรมีข้อมูล Xpress จะท�ำให้ SME ต่ำงๆ มีข้อมูลกำรคัดลอก, พิมพ์, สแกน, และ
เหล่ำนี้เพื่อใช้เป็นอ้ำงอิง จะช่วยให้คุณสำมำรถระบุวิธีแก้ปัญหำ และ ส่งแฟกซ์ รวมทั้งสำมำรถตั้งปริมำณจ�ำกัดกำรใช้งำนของผู้ใช้แต่ละ
ประเมินควำมก้ำวหน้ำของเป้ำหมำยทำงธุรกิจนี้ได้ดียิ่งขึ้น รำยได้
2. เปลี่ยนพฤติกรรมกำรพิมพ์ 5. ใช้แบบฟอร์มอัจฉริยะ
กำรท�ำงำนในรูปแบบที่เอำแต่สั่งพิมพ์เอกสำรออกมำเป็นกระดำษ แม้ยุคของกำรกรอบแบบฟอร์มบนกระดำษด้วยปำกกำจะยัง
จำกเครื่องพิมพ์มำค้ำงอยู่ในกระบะเอกสำร จนสุดท้ำยหำเจ้ำของ ไม่หำยไปง่ำยๆ แต่ปัจจุบันก็มีกำรหันมำใช้ลักษณะของแบบฟอร์ม
ไม่ได้ก็ต้องมำอยู่ที่ถังขยะนั้นถือเป็นลักษณะพฤติกรรมของพนักงำน อิเล็กทรอนิกส์หรือ Smart Form ส�ำหรับทั้งพนักงำนและลูกค้ำกรอก
ที่เป็นไปโดยอัตโนมัติ เพรำะเป็นขั้นตอนกำรใช้งำนที่ง่ำยเกินไป ดังนั้น ข้อมูลผ่ำนระบบออนไลน์หรือแท็บเล็ตกันมำกขึ้น โดยเฉพำะระหว่ำง
12 RICOH MAGAZINE
