Page 15 - Ricoh Magazine

RICOH FEATURE F

แล้วท�ำไมถึงไม่สำมำรถตรวจสอบจำกปฏิทินกำรใช้ห้องประชุม และกำรท�ำงำนในส�ำนักงำน อย่ำงไรก็ดี คุณควรตระหนักไว้ว่ำ
เพื่อตรวจปริมำณกำรใช้งำนได้? ไม่มีพนักงำนคนไหนอยำกเข้ำมำออฟฟิศแล้วพบว่ำโต๊ะท�ำงำนทุกตัว
เต็มหมด จนพวกเขำรู้สึกว่ำพักอยู่ที่บ้ำนจะดีกว่ำ
เป็นค�ำถำมที่พบได้บ่อย ซึ่งล้วนมีค�ำตอบอย่ำงเดียวกันคือ
ควำมถี่ของกำรไม่ได้มำใช้งำนตำมที่จองไว้ (No Show)
ปฏิทินจองห้องนั้นใช้วัดกำรใช้งำนห้องจริงไม่ได้ วัดได้แต่ควำม อย่ำงที่กล่ำวไปแล้วว่ำ เพียงแค่ห้องประชุมถูกจองไว้ล่วงหน้ำ
ต้องกำรที่จะใช้ ก็ไม่ได้หมำยควำมว่ำจะถูกใช้งำนจริงเสมอไป ทุกอย่ำงสำมำรถ
เปลี่ยนแปลงได้เสมอเป็นสัจธรรมของโลก
เพรำะบ่อยครั้งที่กำรประชุมไม่ได้เกิดขึ้นภำยในห้องตำมที่มีกำร
จองล่วงหน้ำ นั่นหมำยควำมว่ำปฏิทินจองห้องของคุณจะบอกแต่ว่ำ และในโลกอุดมคตินั้น ห้องที่ถูกจองไว้ควรจะถูกยกเลิกกำรจอง
คุณจ�ำเป็นต้องลงทุนสร้ำงห้องประชุมเพิ่มเพรำะจองกันหมด ทั้งๆ ที่ เพื่อเปิดโอกำสให้ผู้อื่นได้เข้ำใช้งำนแทน แต่ควำมเป็นจริงกลับไม่ได้
ควำมเป็นจริงแล้ว คุณควรจะแค่ผลักดันไม่ให้มีกำรจองห้องโดยไม่ได้ ดูดีแบบนั้นเสมอไป กำรตรวจสอบกำรไม่มำใช้งำนตำมที่จองไว้นี้
เข้ำใช้งำนแทน จะช่วยให้คุณตรวจกำรสูญเสียชั่วโมงกำรใช้ห้องประชุมที่สูญเปล่ำได้
รวมไปถึงยังช่วยระบุพนักงำนที่มักจองแต่ไม่มำใช้บ่อยๆ ที่อำจจ�ำเป็น
ซึ่งถ้ำคุณก�ำลังตัดสินใจในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับด้ำนกำรเงินแล้ว คุณก็ ต้องมีกำรแจ้งเตือนให้ยกเลิกกำรจองเมื่อมีกำรยกเลิกกำรประชุม
ต้องอำศัยข้อมูลที่มำจำกข้อเท็จจริง ที่เป็นควำมจริงเป็นหลักมำกกว่ำ รวมทั้งแก้ไขมำรยำทในกำรใช้งำนส�ำนักงำนด้วย

ด้วยแนวคิดดังกล่ำวข้ำงต้น RICOH จึงรวบรวมค่ำตัวแปร นอกจำกนี้ ยังเป็นสิ่งส�ำคัญที่ควรตรวจสอบช่วงเวลำที่มีกำรจอง
4 ประกำรของสถำนที่ปฏิบัติงำนที่สำมำรถตรวจสอบและพัฒนำขึ้น กับเวลำกำรประชุมที่ใช้จริง ถ้ำพนักงำนมีพฤติกรรมในกำรจองห้อง
โดยใช้ตัวเซ็นเซอร์ตรวจจับกำรใช้งำนได้ดังต่อไปนี้ 30 นำทีหรือหนึ่งชั่วโมง แต่ใช้งำนจริงเพียงแค่ 10 นำทีเป็นต้นแล้ว
ก็ถือเป็นปัญหำที่ต้องแก้ไข
ปริมำณกำรใช้งำนห้องประชุม
ค่ำตัวแปรนี้เป็นค่ำที่ควรวัดเป็นพื้นฐำนหลัก ด้วยเหตุผลที่แม้ ช่วงเวลำที่ใช้งำนมำกที่สุดในสัปดำห์ หรือภำยในเดือน
รูปแบบกำรท�ำงำนจำกระยะไกลหรือแบบยืดหยุ่นก�ำลังได้รับควำม สุดท้ำย กำรตรวจสอบช่วงเวลำที่มีกำรใช้งำนสูงที่สุดจะช่วยให้คุณ
นิยมมำกขึ้น แต่กำรประชุมแบบเผชิญหน้ำกันก็ยังเป็นวิธีที่ดีที่สุด จัดกำรกับควำมคำดหวังของพนักงำน และสนับสนุนให้ทีมงำนจัดกำร
ในกำรแก้ปัญหำ และส่งเสริมให้เกิดควำมคิดสร้ำงสรรค์ต่ำงๆ จึงยัง ประชุมในช่วงเวลำที่มีปริมำณกำรใช้งำนน้อยที่สุดเท่ำที่จะท�ำได้
จ�ำเป็นส�ำหรับธุรกิจทั้งหลำยที่ต้องจัดให้มีพื้นที่ที่อ�ำนวยควำมสะดวก
ส�ำหรับงำนเหล่ำนี้ ซึ่งในอุดมคติแล้ว เรำควรกระจำยกำรประชุมให้ปริมำณกำรใช้งำน
อยู่ในค่ำมำตรฐำนต่อเนื่องทั้งสัปดำห์ แทนที่จะไปพีคเอำช่วงเวลำหนึ่ง
กำรวิเครำะห์กำรใช้ห้องประชุมสำมำรถบอกคุณได้ว่ำ ควรมีห้อง หลังจำกนั้นก็ว่ำงยำวโดยไม่ได้ใช้ประโยชน์เท่ำที่ควร
ประชุมทั้งหมดกี่ห้องถึงจะเพียงพอส�ำหรับจ�ำนวนพนักงำนที่มี รวมไป
ถึงว่ำห้องประชุมใดที่มีปริมำณกำรใช้งำนแออัดมำกที่สุด และที่ส�ำคัญ
คือ ห้องประชุมไหนที่ควรได้รับควำมสนใจเป็นพิเศษ

ซึ่งถ้ำอัตรำกำรใช้งำนของคุณโดยทั่วไปคือ 70% แต่มีห้องประชุม
ห้องหนึ่งที่มีปริมำณกำรใช้งำนเพียงแค่ 35% แล้ว แสดงว่ำมีปัญหำ
บำงอย่ำงกับห้องประชุมนั้นที่จ�ำเป็นต้องแก้ไข เป็นต้น

ปริมำณกำรใช้โต๊ะท�ำงำน
กำรผสำนกันระหว่ำงกำรจัดโต๊ะท�ำงำนแบบไม่ประจ�ำที่ กับรูปแบบ
กำรท�ำงำนจำกระยะไกลนั้น ท�ำให้เกิดแนวคิดในกำรท�ำให้กำรใช้
โต๊ะท�ำงำนมีควำมยืดหยุ่นมำกยิ่งขึ้น บำงวันส�ำนักงำนอำจเต็มไปด้วย
คนใช้งำน แต่บำงวันอำจแทบไม่มีคนเลยก็ได้

จึงเป็นเรื่องส�ำคัญที่ควรตรวจสอบปริมำณกำรใช้โต๊ะท�ำงำน และ
ท�ำควำมเข้ำใจเกี่ยวกับช่วงเวลำกำรท�ำงำนทั้งแบบจำกระยะไกล

ที่มา : https://www.ricoh-usa.com/en/insights/library/articles/build-a-solid-digital-transformation

RICOH MAGAZINE 15