Page 13 - Ricoh Magazine
P. 13
RICOH FEATURE F
กำรท�ำนัดต่ำงๆ ซึ่งถือเป็นแนวทำงที่ฉลำดในกำรลดกำรใช้กระดำษ
และยังลดกำรซ�้ำซ้อน หรือกำรสูญหำยของข้อมูลด้วย แต่คุณค่ำที่เกิด
ขึ้นจริงๆ นั้นไม่ได้มีค่ำกำรประหยัดค่ำใช้จ่ำยแต่เพียงอย่ำงเดียว แต่ยัง
ให้ประสบกำรณ์ใช้งำนอย่ำงต่อเนื่องและรำบรื่นส�ำหรับทั้งพนักงำนและ
ลูกค้ำเองด้วย
6. ท�ำควำมเข้ำใจเกี่ยวกับกฎหมำยและมำตรฐำน
กำรจัดกำรให้สอดคล้องกับกฎหมำยหรือข้อก�ำหนด มำตรฐำนที่
จ�ำเป็นต่อธุรกิจของคุณนั้น มีอยู่สองทำงเลือกด้วยกัน ได้แก่
กำรท�ำควำมเข้ำใจกับสิ่งที่บันทึก (โดยเฉพำะที่เกี่ยวข้องกับ
ข้อมูลส่วนตัว หรือข้อมูลกำรช�ำระเงิน) ที่กฎหมำยบังคับให้ โดยบริกำร MDS จะเริ่มจำกกำรวิเครำะห์กระบวนกำรจัดกำร
ต้องควบคุมดูแล (หรือเลือกที่จะท�ำลำยแทน) ภำยในเวลำกี่ปี และโฟลว์เอกสำรของคุณ เพื่อเป้ำหมำยสุดท้ำยในกำรยกระดับควำม
เป็นต้น สำมำรถในกำรท�ำงำน, ลดค่ำใช้จ่ำย, และใช้ประโยชน์จำกข้อมูล
ทบทวนนโยบำยภำยในของธุรกิจเกี่ยวกับกำรเก็บรักษำใบเสร็จ ให้ได้มำกที่สุด ซึ่งจะมีกำรตรวจสอบและพัฒนำกระบวนกำรตลอด
รับเงิน และบันทึกในรูปแบบกระดำษ ซึ่งถ้ำยังไม่มีนโยบำย วงจรชีวิตทั้งหมดของเอกสำร ตั้งแต่กำรสแกนหรือถ่ำยรับข้อมูล,
ดังกล่ำว ก็สำมำรถก�ำหนดขึ้นมำใหม่ได้อย่ำงง่ำยๆ โดย จัดกำร, แสดงผล, และกำรจัดเก็บ
พิจำรณำจำกรูปแบบกำรจัดกำรบันทึกในรูปดิจิทัลที่อยำกจะน�ำ
มำใช้แทนกระดำษ ส�ำหรับท่ำนที่ยังฝันถึงส�ำนักงำนที่ไร้กระดำษ
กำรสร้ำงสถำนที่ท�ำงำนไร้กระดำษ หรือลดกำรใช้และกำรจัด
7. กำรลงลำยมือชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์ เก็บกระดำษนั้น ไม่สำมำรถเกิดขึ้นได้เพียงชั่วข้ำมคืน หรือเป็นแค่
กำรน�ำระบบ e-Signature มำใช้ทั้งกับตัวลูกค้ำ และกับกำรจัดกำร โครงกำรหนึ่งโครงกำรเดียว แต่จ�ำเป็นต้องผลักดันอย่ำงต่อเนื่อง
เอกสำรภำยในองค์กรด้วยนั้น จะช่วยประหยัดทั้งเวลำและปริมำณ ในกำรเฟ้นหำโซลูชั่นดิจิทัล และสร้ำงวัฒนธรรมองค์กรที่ให้ควำม
กระดำษที่ใช้ด้วย ดังนั้นจึงควรมองหำทำงเลือกของระบบ e-Signature ส�ำคัญแก่ผลกำรท�ำงำนมำกกว่ำกำรสร้ำงขยะ รวมทั้งเปิดใจรับ
ที่เป็นส่วนหนึ่งของโซลูชั่นจัดกำรคอนเทนต์ อย่ำงเช่น Laserfiche กำรเปลี่ยนแปลงแทนที่จะกลัวกับประโยคที่ว่ำ “ก็เรำเคยท�ำแบบนี้
ที่มีฟีเจอร์ควำมปลอดภัยที่สำมำรถปกป้องกำรลงลำยมือชื่อแบบ มำตลอด”
ดิจิทัลได้ ซึ่ง Laserfiche เองก็ได้กำรรับรองจำก Victorian Electronic
Records Strategy (VERS) ให้น�ำมำใช้งำนได้ทั่วโลกในฐำนะที่เป็น ที่ส�ำคัญ อย่ำฝืนเปลี่ยนแปลงอะไรถ้ำผลลัพธ์ออกมำแล้วท�ำให้
มำตรฐำนชั้นน�ำด้ำนกำรเก็บภำพ, จัดกำร, และเก็บรักษำบันทึกข้อมูล ประสิทธิภำพโดยรวมลดลง เช่น ถ้ำคุณจ�ำเป็นต้องใช้กระดำษและ
ในรูปอิเล็กทรอนิกส์ ปำกกำในฐำนะส่วนหนึ่งของกระบวนกำรท�ำงำน หรือลูกค้ำระบุว่ำ
ยังชอบกำรใช้กระดำษอยู่ คุณก็อำจมองหำทำงเลือกอื่นเพื่อท�ำให้งำน
8. โซลูชั่นกำรสแกนอัจฉริยะ ดังกล่ำวเป็นไปในแนวทำงเดียวกับระบบกำรจัดกำรเอกสำรของคุณได้
กำรเลือกอุปกรณ์มัลติฟังก์ชัน และซอฟต์แวร์ที่เข้ำกันได้ จะท�ำให้ เป็นต้น
ได้ควำมสำมำรถในกำร:
แปลงเอกสำรที่อยู่ในรูปกระดำษ ให้เป็นไฟล์ Word, Excel,
PowerPointหรือไฟล์อื่นที่สำมำรถค้นหำข้อมูลได้เพียงแค่
ไม่กี่คลิก
ส่งไฟล์ไปยังฐำนข้อมูลกลำงหรือที่อยู่อีเมล์ของคุณได้โดย
อัตโนมัติ
สแกนส่งข้อมูลขึ้นไปส�ำรองบนคลำวด์ได้โดยตรง
9. บริกำรจัดกำรเอกสำร
ลองใช้บริกำรควำมช่วยเหลือจำกผู้เชี่ยวชำญอย่ำง Managed
Document Services (MDS) ท�ำให้สำมำรถเลือกใช้ข้อมูลในต�ำแหน่ง
และรูปแบบที่เหมำะสมได้
ที่มา : https://www.ricoh.com.au/blogs/2019/02/08/9-steps-towards-a-paperless-office
RICOH MAGAZINE 13
