Page 8 - Ricoh Magazine

F RICOH FEATURE

ดิจิทัลโดยเฉพาะที่ช่วยสร้างมุมมองที่สอดคล้องกับเป้าหมายธุรกิจด้วย ประโยชน์ที่ส�าคัญอีกประการหนึ่งที่ได้จากการประเมินโฟลว์การ
การประเมินกระบวนการจัดงานพิมพ์ของคุณ รวมทั้งผลกระทบที่มีต่อ ท�างานด้านงานพิมพ์คือ การมองเห็นระดับความตระหนักหรือความ
องค์กรในปัจจุบัน สามารถในการใช้ประโยชน์จากการปฏิวัติทางดิจิทัลของพนักงาน
เพื่อท�าให้การเปลี่ยนสถานที่ท�างานให้เป็นแบบดิจิทัลนั้นง่ายและได้
การศึกษาในขั้นตอนนี้ยังอาจช่วยเผยให้เห็นถึงการจัดล�าดับ รับความร่วมมือจากทีมงานที่เกี่ยวข้องมากขึ้นด้วย
ความส�าคัญของข้อมูลในปัจจุบัน และสิ่งที่ต้องท�าเพื่อปกป้องข้อมูลที่
อ่อนไหว ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบพนักงานก�าลังสแกนและคัดลอก ประเมินระดับศักยภาพในการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลของพนักงาน
ข้อมูลส่วนตัวของลูกค้าระหว่างกระบวนการตรวจประเมินตาม เพื่อวางแผนการปฏิวัติทางดิจิทัลให้ประสบความส�าเร็จมากขึ้น
มาตรฐาน ซึ่งหมายความว่าพนักงานเองจะมีข้อมูลทั้งในรูปของฮาร์ด
ก็อปปี้และแบบดิจิทัล ท�าให้มองได้ว่าเจ้าหน้าที่ที่ดูแลเรื่องความ การมองกระบวนการจัดการงานพิมพ์จะช่วยท�าให้มองเห็นความ
สอดคล้องของกับมาตรฐานและกฎหมายที่ดูแลในส่วนนี้อาจกังวล ยากง่ายในการปฏิวัติทางดิจิทัล โดยเฉพาะกับตัวพนักงานปัจจุบัน
กับความเสี่ยงที่ข้อมูลสูญหายได้ คุณก็จะรู้ถึงความจ�าเป็นที่ต้องวาง ซึ่งเราจ�าเป็นต้องซื้อใจพนักงานให้ยอมรับกับความเปลี่ยนแปลงที่จะ
มาตรการในการกู้ข้อมูลหรือระบบกลับคืนจากเหตุการณ์ไม่คาดฝัน เกิดขึ้นหลังจากปฏิวัติทางดิจิทัลแล้ว ขณะที่ต้องจัดการกระบวนการ
เพื่อปกป้องข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล และช่วยลดการใช้กระดาษไปได้ ท�างานให้มีประสิทธิภาพท่ามกลางการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้
พร้อมกัน ทาง Gartner เคยกล่าวว่า “การสร้างประสบการณ์ท�างานของพนักงาน
ที่ยอดเยี่ยมนั้น ถือเป็นเป้าหมายส�าคัญที่สุดส�าหรับการสร้างสถานที่
ยกตัวอย่างอีกกรณีหนึ่ง คุณอาจพบว่าข้อมูลที่ควรเป็นความลับ ปฏิบัติงานแบบดิจิทัล ซึ่งพนักงานที่มีส่วนร่วม, สร้างสรรค์, และ
ของบริษัท และทรัพย์สินทางปัญญาทั้งหลายทั้งถูกพิมพ์ออกมาเป็น มีความตื่นตัวจะเป็นตัวการส�าคัญที่สร้างความได้เปรียบทางธุรกิจ
เอกสาร, คัดลอก, สแกน, ไปจนถึงแบ่งปันให้แก่ลูกค้าเวลาที่พนักงาน ทั้งด้านการส่งมอบสินค้าและผลิตภัณฑ์, การด�าเนินงานต่างๆ, และ
ออกไปพบด้านนอกส�านักงาน การจัดการข้อมูลที่มีความส�าคัญมาก ด้านการออกแบบผลิตภัณฑ์” ดังนั้นจึงส�าคัญเป็นอย่างมากที่ต้อง
ขนาดนี้ในลักษณะที่เสี่ยงต่อความปลอดภัยอย่างเช่นการคัดลอก ท�าให้พนักงานมีส่วนร่วมถ้าต้องการคงความได้เปรียบคู่แข่ง ซึ่งระบบ
ออกมาในรูปของกระดาษ ดังนั้น คุณจึงควรเลือกใช้โซลูชั่นจัดการสิทธิ์ งานพิมพ์ที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยสนับสนุนจุดนี้ได้
การใช้งานทางดิจิทัลที่ช่วยให้พนักงานสามารถเก็บรักษาข้อมูลส�าคัญ
ให้พ้นจากเงื้อมมือของผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตได้ เช่น การประเมินผลที่ได้จากการที่พนักงานใช้ระบบงานพิมพ์ในปัจจุบัน
นั้น ไม่เพียงช่วยให้เห็นถึงพฤติกรรมการท�างานที่พนักงานชื่นชอบ
การจ�ากัดจ�านวนครั้งที่ผู้ใช้สามารถเปิดดูเอกสารได้ เท่านั้น แต่ยังเป็นตัวชี้วัดระดับการมีส่วนร่วมอีกด้วย ตัวอย่างเช่น
ปิดการท�างานของไฟล์ที่หลุดรอดออกไปภายนอกองค์กร คุณอาจพบว่าที่ปรึกษาและตัวแทนจ�าหน่ายใช้เอกสารในรูปของ
ทั้งแบบที่ไม่ได้ตั้งใจ หรือโดนโจรกรรม กระดาษเพื่อแชร์ข้อมูลให้แก่ลูกค้าแม้ว่าจะสามารถใช้ทางเลือกอื่น
ตรวจสอบความเคลื่อนไหวของข้อมูลระหว่างที่มีการโอนถ่าย ในการแบ่งปันข้อมูลทางดิจิทัล เช่น งานน�าเสนอบน Microsoft®
ไปมาได้ PowerPoints และ SlideShare ได้ ซึ่งสื่อได้ว่าพนักงานยังไม่เปิดใจ

8 RICOH MAGAZINE