Page 4 - Ricoh Magazine

RICOHRICOH
INNOVATIONINNOVATION

ก้าวสู่กระบวนการทำางานแบบดิจิทัลด้วย

Forms Management Services

แทนที่กระดาษแบบเดิมๆ ด้วยแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (e-Form) ที่ Services เราสามารถที่จะตอบโจทย์ด้วยเครื่องมือและบริการที่คุณต้องการ
แก้ไขได้ ในทางปฏิบัติแล้วทุกธุรกิจจะต้องเจอกับแบบฟอร์มอย่างใดอย่าง ได้ คุณสามารถที่จะเลือกสิ่งที่เหมาะที่สุดกับคุณ โดยเราสามารถ:
หนึ่ง ไม่ว่าจะเป็น AP/AR เอกสารทางกฎหมาย เอกสารทางภาษี การสมัคร สแกนและแคปเจอร์แบบฟอร์มที่สามารถให้บริการได้ ณ สถานที่
เงินกู้ การเรียกเคลม การจัดการสัญญา ข้อมูลคนไข้ ดังนั้น การพึ่งพาแต่เพียง ของคุณ (On-Site Service) หรือ ณ สถานที่ของเรา (Off-Site Service)
กระดาษ หรือฟอร์ม PDF ที่แก้ไขไม่ได้จึงท�าให้การท�างานช้าลง ซึ่งธุรกิจไม่ หรือจะเป็นทั้งสองที่ก็ตาม
ควรจะต้องมาเสียเวลาในส่วนนี้ มีเทคโนโลยีการสแกน และ OCR ซึ่งมีความจ�าเป็นส�าหรับการสแกน
Forms Management Services ของเราท�าให้งานและกระบวนการท�างาน และแคปเจอร์แบบฟอร์ม
เกี่ยวข้องกับแบบฟอร์ม โดยการเปลี่ยนกระดาษให้เป็นอีฟอร์ม ซึ่งท�าให้ มีการอบรมพนักงานเกี่ยวกับวิธีการใช้ซอฟต์แวร์
แบบฟอร์มในรูปแบบดิจิทัลนี้สามารถแก้ไขได้ ท�าให้ระบบโฟลว์การท�างาน ปลดล็อกคุณค่าของข้อมูลที่เคยไม่สามารถน�าไปใช้งานต่อได้จาก
เป็นระบบอัตโนมัติ สามารถจัดการและท�าให้ข้อมูลอยู่ในแบบฟอร์มมีความ แบบฟอร์มกระดาษ
ปลอดภัย โดยการรวบรวมแบบฟอร์มต่างๆ เข้าไปใน Enterprise Content ลดความผิดพลาดในการกรอกข้อมูลและเวลาที่ใช้ในการแก้ไขให้ถูกต้อง
Management System ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการใช้แบบฟอร์มส�าเร็จรูป และ สามารถใช้งานหน้าจอที่เหมือนกับแบบฟอร์มกระดาษที่คุ้นเคย
เพิ่มประสิทธิภาพการท�างาน เร่งการอนุมัติ ด้วยโฟลว์การตรวจสอบอัตโนมัติ และลายเซ็น
ได้คุณค่าสูงสุดจากข้อมูลในแบบฟอร์ม อิเล็กทรอนิกส์
อีฟอร์มท�าให้ข้อมูลเกิดประโยชน์ เป็นระเบียบ และสามารถเข้าถึงได้ง่าย ลดค่าใช้จ่ายด้วยการจัดการอีฟอร์มที่มีประสิทธิผล
หากข้อมูลส�าคัญถูกเก็บไว้ในแบบฟอร์มส�าเร็จรูป และไฟล์ PDF ที่ไม่สามารถ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยในการประหยัดเงิน เวลา และทรัพยากร
แก้ไขได้ ก็ถือว่าไม่สามารถน�ามาใช้ประโยชน์ได้ในทางปฏิบัติ กระดาษมักจะ ช่วยลดต้นทุนการด�าเนินงาน โดยจัดการกับเอกสารที่เป็นกระดาษ
สูญหายไป ถูกใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือถูกท�าลาย แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ น้อยลง ท�าให้กระบวนการท�างานทางดิจิทัลมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ในรูปแบบที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้จะต้องถูกพิมพ์ ใส่ข้อมูลแบบแมนวล ประหยัดพื้นที่ใช้สอย ไม่ว่าคุณจะเก็บข้อมูลนั้น onsite หรือ offsite
และสแกน ซึ่งลดประสิทธิภาพในการท�างาน ดังนั้น เพื่อเพิ่มคุณค่า แบบ ก็ตาม
ฟอร์มจะต้องเป็นรูปแบบดิจิทัล แก้ไขได้ สามารถค้นหาได้ และเข้าถึงได้ ไม่ต้องใช้แบบฟอร์มส�าเร็จรูปที่เป็นกระดาษอีกต่อไป และช่วยลดขยะ
ง่าย เทคโนโลยี OCR หรือ (Optical Character Recognition) เปลี่ยนแบบ ในกรณีที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลงแบบฟอร์ม
ฟอร์ม กระดาษ ไฟล์ PDF รูปภาพ และอื่นๆ เป็นอีฟอร์มที่สามารถแก้ไข แทนที่กระบวนการท�างานแบบแมนวลที่มีค่าใช้จ่ายสูงด้วยโฟลว์การ
และค้นหาได้ ข้อมูลที่รวบรวมจะได้รับการตรวจสอบ เก็บรักษา จัดระเบียบ ท�างานและกระบวนการอัตโนมัติแบบดิจิทัล
และมีความปลอดภัย อีฟอร์มสามารถรวมเป็นส่วนหนึ่งของระบบ ECM เพื่อ หลีกเลี่ยงความเสี่ยงในด้านการปฏิบัติตามข้อก�าหนดที่อาจเกิดจาก
เริ่มการใช้โฟลว์การท�างานอัตโนมัติ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งแสดงให้เห็น แบบฟอร์มเอกสารในรูปแบบกระดาษ
ถึงการอนุมัติสามารถเกิดขึ้นได้ภายในไม่กี่นาที และสามารถท�าให้คุณได้ใช้ จัดเก็บ แก้ไข แจกจ่าย แบ่งปัน และจัดการอีฟอร์มในสภาวะแวดล้อม
เทคโนโลยีทางมือถืออย่างทั่วถึง ที่ปลอดภัย
ท�าให้การจัดการแบบฟอร์มก้าวไปอีกขั้น ที่มา : https://www.ricoh-usa.com/en/services-and-solutions/
ท�าให้แบบฟอร์มในรูปแบบกระดาษเป็นระบบดิจิทัลเพื่อลดเวลาการ enterprise-content-management-workflow-services/forms-
ท�างานและเอกสารสูญหายด้วยบริการ Enterprise Content Management management-services

www.ricoh.co.th
4