ก้าวสู่การเป็นที่ทำงานแบบดิจิทัล
สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางหรือ SMB แล้ว ย่อมทราบดีว่าเทคโนโลยีดิจิทัลมีศักยภาพในการปฏิวัติรูปแบบการทำงานแบบเดิม และเปิดโอกาสสู่การพัฒนาผลิตภัณฑ์และบริการ รวมไปถึงการสร้างประสบการณ์แบบใหม่ให้แก่ลูกค้าด้วย

ซึ่งธุรกิจส่วนใหญ่ต่างเข้าใจถึงความสำคัญของ Digital Transformation กันอยู่แล้ว แต่มักยังอยู่ในขั้นตอนที่ห่างไกลจากความสำเร็จในการใช้ประโยชน์ ปัจจุบันมีธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางหลายแห่งที่ได้รับผลกระทบจากเทคโนโลยีและกระบวนการทำงานแบบเดิมที่กินเวลาและแรงงานของทีมงาน จนทำให้องค์กรโดยรวมเติบโตได้ช้าลง

เรากำลังเข้าสู่ยุคของการปฏิวัติอุตสาหกรรมครั้งที่ 4 ที่ถูกกระตุ้นด้วยเทคโนโลยีใหม่มากมายที่ผสานโลกทางกายภาพและดิจิทัลเข้าเป็นหนึ่งเดียวกัน โดยออสเตรเลียกำลังตกอยู่ในอันดับที่ล้าหลังกว่าประเทศอื่นในกลุ่ม OECD ตอนนี้อันดับของออสเตรเลียร่วงลงมาอย่างต่อเนื่อง โดยรั้งท้ายในอันดับที่ 20 ของท็อป 20 ตามดัชนี Global Innovation Index นอกจากนี้ รายได้ของประชากรต่อหัวก็ตกลงมา 6% เมื่อเทียบจากช่วงที่สูงที่สุดในแง่ของการค้าเมื่อปี 2011 อ้างอิงตามรายงานเรื่อง Empowering Digital Workplaces ของ RICOH ปี 2017

แต่การปฏิรูปที่กล่าวข้างต้นจะมีหน้าตาอย่างไรนั้น คำตอบก็เหมือนกันกับเรื่องของชีวิตจริงที่ขึ้นอยู่กับว่า สิ่งที่คุณให้ความสำคัญคือส่วนใด และอะไรที่เกี่ยวข้องกับคุณมากที่สุด ลองมาดูกันว่าสิ่งที่น่าจะเป็นสำหรับที่ทำงานแบบอัจฉริยะนั้นเป็นอย่างไรกันบ้าง

การทำงานแบบเคลื่อนที่และยืดหยุ่นจะได้รับการอำนวยความสะดวกด้วยระบบจัดการจากศูนย์กลาง
ด้วยการรับเอารูปแบบการทำงานแบบโมบายล์และยืดหยุ่นมาใช้อย่างต่อเนื่องนั้น ได้สร้างความท้าทายให้เกิดขึ้นกับการจัดการทั้งตัวผู้ใช้, อุปกรณ์, และข้อมูล ซึ่งธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางที่ชาญฉลาดนั้นจะทำให้แน่ใจว่าพนักงานของตัวเองสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายในเวลาและสถานที่ที่พวกเขาต้องการ อุปกรณ์และผู้ใช้ที่ทำงานแบบโมบายล์จะถูกจัดการจากศูนย์กลาง ไม่ว่าจะเป็นที่สำนักงานหรือโดยพาร์ทเนอร์ที่ไว้วางใจ เอกสารต่างๆ จะถูกแบ่งปันและพิมพ์จากอุปกรณ์ที่หลากหลาย รวมทั้งมีระบบความปลอดภัยที่คอยปกป้องข้อมูลให้เป็นความลับ

การประสานงานจะได้รับการสนับสนุนจากเครื่องมือที่ใช้งานได้ง่าย
จากผลการสำรวจล่าสุดโดย Digital Workplace Experience Conference (DWX) พบว่าเรื่องของการประสานงานได้ขึ้นมาเป็นความสำคัญลำดับแรกๆ ของที่ทำงานแบบดิจิทัลเลยทีเดียว ที่ทำงานแบบอัจฉริยะนั้นจะอำนวยความสะดวกในการทำงานเป็นทีม ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ต่างเมืองหรือคนละฟากของโลกก็ตาม ทีมงานก็สามารถแบ่งปันความคิดเห็นและความรู้แบบเรียลไทม์ได้ ระบบห้องประชุมอัจฉริยะที่ใช้เทคโนโลยีการประชุมและทูลคอลลาบอเรต อย่างเช่น กระดานอัจฉริยะแบบอินเตอร์แอคทีฟ จะช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น และตัดสินใจบนข้อมูลที่ครบถ้วนได้อย่างรวดเร็ว ร่วมกับสมาชิกของทีมทุกคนที่อยู่บนหน้าจอ

การจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลเป็นไปอย่างเรียบง่ายและปลอดภัย
ข้อมูลถือเป็นเส้นเลือดสำคัญของธุรกิจส่วนใหญ่ในตอนนี้ ซึ่งกฎหมายอย่าง GDPR ก็ได้กำหนดความรับผิดชอบใหม่ในการบริหารจัดการข้อมูลแก่ธุรกิจทุกขนาด ซึ่งจากผลสำรวจของ DWX นั้น การจัดการเอกสารถือเป็นเครื่องมืออันแรกๆ ที่ถูกนำมาใช้ แต่องค์กรส่วนใหญ่ยอมรับว่ายังไม่สามารถใช้ทูลเหล่านี้ได้อย่างเต็มที่ในที่ทำงาน ซึ่งกลุ่มธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางที่ชาญฉลาดนั้นจะเตรียมพร้อมสำหรับผลลัพธ์ทุกรูปแบบ เมื่อข้อมูลทุกอย่างของบริษัทได้รับการจัดการ เข้าถึงได้ง่าย มีการสำรองข้อมูล และได้รับการปกป้องความปลอดภัยแล้ว ข้อมูลของลูกค้าที่ถูกจัดเก็บก็จะถูกดำเนินการตามข้อตกลงการใช้และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล รวมทั้งสามารถลบออกได้ง่ายเมื่อมีคำร้องขอ หรือสามารถเข้าถึงได้ระหว่างการตรวจออดิทกระบวนการทางธุรกิจ

ธุรกิจกำลังเพิ่มความยืดหยุ่น ความคล่องตัว และเปิดกว้างสำหรับการทำงานรูปแบบใหม่ที่ดีกว่า
จากข้อมูลของ Gartner นั้น ฝ่ายไอทีของธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางมีการใช้จ่ายเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ โดยเติบโตคิดเป็นสัดส่วน 3.6% คงที่ในช่วง 5 ปีที่ผ่านมา ซึ่งตลาดจะยังคงถูกผลักดันด้วยการใช้จ่ายทั้งด้านซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์มากกว่าเทียบกับการลงทุนกับฮาร์ดแวร์ ทั้งนี้ สถานที่ทำงานแบบอัจฉริยะได้เปลี่ยนแปลงจากโฟลว์การทำงานแบบเก่ามาสู่การปฏิบัติงานที่เน้นการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลที่คุ้มค่ากับค่าใช้จ่ายมากกว่า โดยมีการใช้ซอฟต์แวร์ในรูปของบริการบนคลาวด์เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายไปพร้อมกับการได้ใช้ทูลที่เจาะจงกับวัตถุประสงค์การใช้งาน และอัพเดทล่าสุดอยู่เสมอ รวมไปถึงแอปพลิเคชันที่เฉพาะกับแต่ละอุตสาหกรรมที่นำมาใช้ปรับแต่งกระบวนการทางธุรกิจ ทำให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจจะยังดำเนินการได้ต่อเนื่องด้วยการนำข้อมูลที่เป็นหัวใจสำคัญขึ้นไปเก็บไว้บนคลาวด์

โครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีมีความปลอดภัย เสถียร และจัดการได้อย่างง่ายดาย
จากภาวะการขาดแคลนแรงงานด้านไอทีทั่วโลก การแข่งขันเพื่อแย่งชิงพนักงานที่มีความสามารถให้เข้ามาทำงานในองค์กรของตัวเองจึงยากลำบากขึ้นไปอีกขั้น ในปัจจุบัน ธุรกิจ SMB มากกว่า 60% หันมาใช้บริการด้านไอทีจากภายนอกแทนเพื่อประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย รวมทั้งเพื่อหันไปให้ความสำคัญกับงานที่จำเป็นต่อธุรกิจมากกว่า ซึ่งในที่ทำงานแบบอัจฉริยะนั้น การอนุญาตใช้งานทั้งข้อมูลและอุปกรณ์ของผู้ใช้จะถูกจัดการและตรวจสอบจากศูนย์กลาง ครอบคลุมโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีที่เปิดช่องให้บำรุงรักษาได้แบบเชิงรุก และยังมีการใช้บริการซัพพอร์ตอุปกรณ์แบบบริการด้วยตนเองสำหรับงานที่ทำเป็นประจำ รวมทั้งสามารถยกระดับไปใช้การซัพพอร์ตจากระยะไกล หรือการซัพพอร์ตที่หน้างานจริงเมื่อจำเป็นได้ด้วย