ยกระดับธุรกิจด้วยระบบจัดการเอกสารอัจฉริยะ

กว่า 50 ปีแล้วที่คำว่า “Paperless Office” ถูกนำมาใช้บรรยายวิวัฒนาการของคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีที่จะเข้ามาเปลี่ยนโฉมสถานที่ปฏิบัติงาน

แต่การกำจัดกระดาษออกไปอย่างสิ้นเชิงนั้นดูไม่ใช่เรื่องง่ายในเชิงปฏิบัติ อย่างไรก็ตาม ด้วยเทคโนโลยี ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ระดับอัจฉริยะ จะทำให้คุณสามารถพัฒนาธุรกิจให้ลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มความสามารถในการทำงานมากกว่าเดิม

โดยทาง RICOH ได้รวบรวม 9 เคล็ดลับเพื่อให้ธุรกิจก้าวสู่โลกไร้กระดาษได้มากยิ่งขึ้น ได้แก่

⦁ ระบุจำนวนกระดาษ
ขั้นตอนแรกคือการทำความเข้าใจว่าธุรกิจของคุณกำลังใช้กระดาษอย่างไรบ้าง ใช้ปริมาณเท่าไร จัดเก็บกระดาษกันอย่างไร และการพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษของคุณนั้นเกิดค่าใช้จ่ายเท่าไร? การมีข้อมูลเหล่านี้เพื่อใช้เป็นข้ออ้างอิง จะช่วยให้คุณสามารถระบุวิธีแก้ปัญหา และประเมินความก้าวหน้าของเป้าหมายทางธุรกิจนี้ได้ดียิ่งขึ้น

⦁ เปลี่ยนพฤติกรรมการพิมพ์
การทำงานในรูปแบบที่เอาแต่สั่งพิมพ์เอกสารออกมาเป็นกระดาษจากเครื่องพิมพ์มาค้างอยู่ในกระบะเอกสาร จนสุดท้ายหาเจ้าของไม่ได้ก็ต้องมาอยู่ที่ถังขยะนั้นถือเป็นลักษณะพฤติกรรมของพนักงานที่เป็นไปโดยอัตโนมัติ เพราะเป็นขั้นตอนการใช้งานที่ง่ายเกินไป ดังนั้น ถ้าเราหันมาใช้เทคโนโลยีอัจฉริยะที่เปิดให้จัดการผู้ใช้ ด้วยการบังคับให้ใส่รหัสผ่านเพื่อให้เอกสารออกมาจากเครื่องพิมพ์อีกทีหนึ่ง กรณีที่ผู้ใช้ไม่ได้มากดรับเอกสารที่เครื่องภายใน 24 ชั่วโมง ก็จะถูกลบออกจากคิวงานพิมพ์เป็นต้นนั้น พบว่าสามารถลดค่าใช้จ่ายต่อเดือนได้ถึงประมาณ 15%

⦁ คิดนอกกรอบด้วยโซลูชั่นแบบฮาร์ดแวร์
พนักงานมักสั่งพิมพ์เอกสารเพื่อนำมาใช้เปรียบเทียบข้อมูลกับอย่างอื่น ดังนั้นการจัดหาหน้าจอมอนิเตอร์สองจอให้พนักงาน จะช่วยลดความจำเป็นในการพิมพ์งานในรูปกระดาษได้จากการที่สามารถเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างหน้าจอ นอกจากนี้จากผลการวิจัยยังชี้ว่า การมีมอนิเตอร์สองหน้าจอยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และให้ประโยชน์ในเชิงความสะดวกในการทำงานด้วย

⦁ คอยตรวจสอบปริมาณการใช้งาน
ด้วยโซลูชั่นการทำบัญชีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น จะช่วยติดตามการใช้งานที่ไม่ได้สำคัญต่อธุรกิจ เช่น การใช้โซลูชั่นง่ายๆ อย่าง EZ Charger Xpress จะทำให้ SME ต่างๆ มีข้อมูลการคัดลอก, พิมพ์, สแกน, และส่งแฟกซ์ รวมทั้งสามารถตั้งปริมาณจำกัดการใช้งานของผู้ใช้แต่ละรายได้

⦁ ใช้แบบฟอร์มอัจฉริยะ
แม้ยุคของการกรอบแบบฟอร์มบนกระดาษด้วยปากกาจะยังไม่หายไปง่ายๆ แต่ปัจจุบันก็มีการหันมาใช้ลักษณะของแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์หรือ Smart Form สำหรับทั้งพนักงานและลูกค้ากรอกข้อมูลผ่านระบบออนไลน์หรือแท็บเล็ตกันมากขึ้น โดยเฉพาะระหว่างการทำนัดต่างๆ ซึ่งถือเป็นแนวทางที่ฉลาดในการลดการใช้กระดาษ และยังลดการซ้ำซ้อน หรือการสูญหายของข้อมูลด้วย แต่คุณค่าที่เกิดขึ้นจริงๆ นั้นไม่ได้มีค่าการประหยัดค่าใช้จ่ายแต่เพียงอย่างเดียว แต่ยังให้ประสบการณ์ใช้งานอย่างต่อเนื่องและราบรื่นสำหรับทั้งพนักงานและลูกค้าเองด้วย

⦁ ทำความเข้าใจเกี่ยวกับกฎหมายและมาตรฐาน
การจัดการให้สอดคล้องกับกฎหมายหรือข้อกำหนด มาตรฐานที่จำเป็นต่อธุรกิจของคุณนั้น มีอยู่สองทางเลือกด้วยกัน ได้แก่

• การทำความเข้าใจกับสิ่งที่บันทึก (โดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนตัว หรือข้อมูลการชำระเงิน) ที่กฎหมายบังคับให้ต้องควบคุมดูแล (หรือเลือกที่จะทำลายแทน) ภายในเวลากี่ปี เป็นต้น
• ทบทวนนโยบายภายในของธุรกิจเกี่ยวกับการเก็บรักษาใบเสร็จรับเงิน และบันทึกในรูปแบบกระดาษ ซึ่งถ้ายังไม่มีนโยบายดังกล่าว ก็สามารถกำหนดขึ้นมาใหม่ได้อย่างง่ายๆ โดยพิจารณาจากรูปแบบการจัดการบันทึกในรูปดิจิทัลที่อยากจะนำมาใช้แทนกระดาษ

⦁ การลงลายมือชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์
การนำระบบ e-Signature มาใช้ทั้งกับตัวลูกค้า และกับการจัดการเอกสารภายในองค์กรด้วยนั้น จะช่วยประหยัดทั้งเวลาและปริมาณกระดาษที่ใช้ด้วย ดังนั้นจึงควรมองหาทางเลือกของระบบ e-Signature ที่เป็นส่วนหนึ่งของโซลูชั่นจัดการคอนเทนต์ อย่างเช่น Laserfiche ที่มีฟีเจอร์ความปลอดภัยที่สามารถปกป้องการลงลายมือชื่อแบบดิจิทัลได้ ซึ่ง Laserfiche เองก็ได้การรับรองจาก Victorian Electronic Records Strategy (VERS) ให้นำมาใช้งานได้ทั่วโลกในฐานะที่เป็นมาตรฐานชั้นนำด้านการเก็บภาพ, จัดการ, และเก็บรักษาบันทึกข้อมูลในรูปอิเล็กทรอนิกส์

⦁ โซลูชั่นการสแกนอัจฉริยะ
การเลือกอุปกรณ์มัลติฟังก์ชัน และซอฟต์แวร์ที่เข้ากันได้ จะทำให้ได้ความสามารถในการ:

• แปลงเอกสารที่อยู่ในรูปกระดาษ ให้เป็นไฟล์ Word, Excel, PowerPoint หรือไฟล์อื่นที่สามารถค้นหาข้อมูลได้เพียงแค่ไม่กี่คลิก
• ส่งไฟล์ไปยังฐานข้อมูลกลางหรือที่อยู่อีเมล์ของคุณได้โดยอัตโนมัติ
• สแกนส่งข้อมูลขึ้นไปสำรองบนคลาวด์ได้โดยตรง

⦁ บริการจัดการเอกสาร
ลองใช้บริการความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญอย่าง Managed Document Services (MDS) ทำให้สามารถเลือกใช้ข้อมูลในตำแหน่ง และรูปแบบที่เหมาะสมได้

โดยบริการ MDS จะเริ่มจากการวิเคราะห์กระบวนการจัดการ และโฟลว์เอกสารของคุณ เพื่อเป้าหมายสุดท้ายในการยกระดับความสามารถในการทำงาน, ลดค่าใช้จ่าย, และใช้ประโยชน์จากข้อมูลให้ได้มากที่สุด ซึ่งจะมีการตรวจสอบและพัฒนากระบวนการตลอดวงจรชีวิตทั้งหมดของเอกสาร ตั้งแต่การสแกนหรือถ่ายรับข้อมูล, จัดการ, แสดงผล, และการจัดเก็บ

สำหรับท่านที่ยังฝันถึงสำนักงานที่ไร้กระดาษ
การสร้างสถานที่ทำงานไร้กระดาษ หรือลดการใช้และการจัดเก็บกระดาษนั้น ไม่สามารถเกิดขึ้นได้เพียงชั่วข้ามคืน หรือเป็นแค่โครงการหนึ่งโครงการเดียว แต่จำเป็นต้องผลักดันอย่างต่อเนื่องในการเฟ้นหาโซลูชั่นดิจิทัล และสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ให้ความสำคัญแก่ผลการทำงานมากกว่าการสร้างขยะ รวมทั้งเปิดใจรับการเปลี่ยนแปลงแทนที่จะกลัวกับประโยคที่ว่า “ก็เราเคยทำแบบนี้มาตลอด”

ที่สำคัญ อย่าฝืนเปลี่ยนแปลงอะไรถ้าผลลัพธ์ออกมาแล้วทำให้ประสิทธิภาพโดยรวมลดลง เช่น ถ้าคุณจำเป็นต้องใช้กระดาษและปากกาในฐานะส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงาน หรือลูกค้าระบุว่ายังชอบการใช้กระดาษอยู่ คุณก็อาจมองหาทางเลือกอื่นเพื่อทำให้งานดังกล่าวเป็นไปในแนวทางเดียวกับระบบการจัดการเอกสารของคุณได้ เป็นต้น