ที่ผ่านมาเชื่อว่าทุกคนรู้ถึงประโยชน์ของการเปลี่ยนสภาพแวดล้อมการทำงานเป็นแบบเปิด สถานที่ปฏิบัติงานแบบเปิดที่อิงตามกิจกรรม หรือ Activity-based Open Workspace ที่แท้จริงนั้นคือการจัดเลย์เอาต์ให้ใช้ประโยชน์จากพื้นที่มากที่สุด เพื่อส่งเสริมการประสานงานร่วมกันระหว่างพนักงาน และอำนวยความสะดวกแก่รูปแบบการทำงานที่หลากหลาย เพื่อให้ได้ประสิทธิภาพมากที่สุด

RICOH ขอแนะนำ 5 เคล็ดลับที่ช่วยหลบเลี่ยงหลุมพรางดังกล่าวได้ดังต่อไปนี้

1. วางแผนล่วงหน้า
ทุกการเปลี่ยนแปลงต้องเริ่มด้วยการวางแผน ซึ่งขั้นตอนสำคัญขั้นตอนแรกนี้ก็มักถูกละเลยเป็นส่วนใหญ่ แผนที่คุณจะทำต้องครอบคลุมมากกว่าเรื่อง “โต๊ะตัวนี้จะวางตำแหน่งไหนดี” เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงนี้เป็นสิ่งที่ยิ่งใหญ่สำหรับองค์กร และคาดหวังการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นหลักจากการเลือกเปลี่ยนมาใช้สภาพแวดล้อมการทำงานแบบเปิดที่อิงตามกิจกรรมที่ทำ

2. ให้ความสำคัญกับคน
การเปลี่ยนแปลงจะเป็นไปอย่างราบรื่น ถ้าพนักงานรู้ว่าทำไมต้องเปลี่ยนแปลง และจะเปลี่ยนแปลงเมื่อไร ลองมองย้อนกลับไปตอนที่มีการเปลี่ยนแปลงในองค์กรครั้งก่อน ที่ได้ยินพนักงานบ่นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง และผลกระทบที่เกิดขึ้นทั้งกับตัวคุณและองค์กร ซึ่งน้อยมากที่จะได้ยินในทางที่ดี

3. ออกแบบเลย์เอาต์ของสำนักงาน
ทุกคนต่างทราบว่าแต่ละคนย่อมมีรูปแบบการทำงานแตกต่างกัน ยิ่งต้องมารวมอยู่ในสภาพแวดล้อมเปิดที่อิงตามกิจกรรม ที่ทุกอย่างต้องสามารถทำได้ในพื้นที่เดียวกัน ร่วมกับทุกคนได้พร้อมกัน ย่อมมองเห็นถึงอุปสรรคที่จะเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

4. พิจารณาความต้องการที่จำเพาะ
ทุกสำนักงานย่อมมีความแตกต่างกัน ซึ่งสิ่งที่ทำแล้วเวิร์กในที่หนึ่งก็อาจไม่เวิร์กในอีกแห่งหนึ่งก็ได้ ข้อเท็จจริงนี้ยังใช้ได้กับการทำงานข้ามฝ่ายหรือแผนก หรือระหว่างองค์กรอีกด้วย ลองพิจารณาตัวอย่างเช่น ฝ่ายบุคคล หรือแผนกจัดการเอกสารที่มีข้อบังคับกฎหมายควบคุมเคร่งครัด เลย์เอาต์แบบเปิดอาจไม่เหมาะ

5. สร้างความมั่นใจว่าคุณมีการเชื่อมต่อข้อมูลอย่างเพียงพอ
องค์กรเองถือเป็นสิ่งที่ซับซ้อน ประกอบด้วยหลายส่วนที่เคลื่อนไหวตลอดเวลา เพื่อนำไปสู่เป้าหมายเดียวกัน ซึ่งการจะทำให้เป้าหมายสำเร็จนั้น ข้อมูลต่างๆ จะต้องสามารถไหลเวียนได้อย่างอิสระภายในองค์กร โดยจำเป็นต้องมีเทคโนโลยีที่ช่วยเชื่อมต่อและประสานงานระหว่างกันทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน เพื่อให้ได้ประสิทธิภาพมากที่สุด